Мы продолжаем традиционную публикацию докладов приглашенных спикеров и руководителей подразделений Группы «АГРОИНВЕСТ», прозвучавших на итоговом мероприятии 2023 года и представляющих интерес не только для непосредственных слушателей выступления, но и для всех работников компании. В этот раз рассказываем о договорном процессе.
Долгий путь карточки в SAP
Геннадий Сахнов, начальник договорно-правового отдела, на итоговом мероприятии выступил с докладом на тему организации и контроля его сферы деятельности.
Договорный процесс находится в тесной взаимосвязи с другими:
Эффективное взаимодействие процессов и участников направлено на минимизацию экономических, правовых, налоговых, корпоративных и иных рисков, связанных с совершением сделок. Это и есть цель договорного процесса.
Его задачи:
- Совершение сделок только путем заключения договора;
- Соблюдение интересов обществ Группы «АГРОИНВЕСТ» при заключении и исполнении договора;
- Привлечение в процесс специалистов структурных подразделений в качестве экспертов своей области для обеспечения качества договорных документов;
- Надлежащий контроль за исполнением обязательств по договору;
- Цифровизация процесса — выполнение функций процесса в информационной системе «Корпоративная система управления ресурсами ВДАИ (ИС «КСУР ВДАИ»)»;
- Контроль исполнения процесса.
Геннадий Сахнов отметил, что для понимания договорного процесса важно помнить, что создание карточки, ее согласование и подписание документа — это не конец договорного процесса, а только малая его часть. Необходимо также сдавать отчетность, первичные учетные документы, акты выполненных работ. Настоящим завершением процесса можно считать только перевод карточки в архив после выполнения всех обязательств и предоставления всей отчетной документации.
Первый этап — создание шаблона договора.
На этом этапе необходимо решить, каким шаблоном воспользоваться. Можно найти подходящий в корпоративной библиотеке или разработать новый с соответствующими критериями. Если же контрагент настаивает на использовании своего шаблона, проводится его анализ.
Проблемы, возникающие на этом этапе:
- отсутствие полноты и корректности необходимых исходных данных;
- нежелание контрагента принять протокол разногласий.
Участниками процесса являются куратор договора (отвечающий за полноту и достоверность данных, переговоры с контрагентом по урегулированию разногласий и согласованию протокола разногласий), юрист-эксперт (в зону ответственности входит соответствие шаблона договора исходным данным) и другие эксперты (отвечающие за сроки согласования шаблона и соответствие предмета экспертизы своим функциональным областям).
Второй этап — создание карточки в SAP.
Ответственность на этом этапе несут куратор договора, отвечающий за заполнение полей карточки, и специалист, проверяющий документ и возвращающий карточку обратно, если в ней чего-то не хватает.
На этом этапе могут возникнуть следующие проблемы:
- неправильное заполнение полей карточки (не вложен согласуемый документ, не установлена связь спецификации с основным договором, отсутствует номер, дата договора, не заполнены финансовые данные);
- в карточку не вложены документы-обоснования выбора контрагента (конкурентный лист, протокол выбора поставщика, согласованные условия продажи);
- ошибки в заполнении полей карточки.
Третий этап — запуск на согласование.
На этом этапе вся ответственность лежит на специалисте – работнике договорно-правового отдела, отвечающим за своевременность перевода карточки в статус «на согласование». Единственной проблемой на этом этапе может стать нарушение срока перевода карточки на согласование.
Четвертый этап — согласование.
На этом этапе необходимо привлекать профильных специалистов — экспертов. Эксперты оставляют замечания в карточке, на которые нужно оперативно реагировать. Как только карточку отклоняют, она сразу возвращается куратору, задачей которого является своевременное устранение замечаний. В это время в круг обязанностей специалиста входит только запуск карточки на повторный круг согласования, если в этом есть необходимость.
Во время этого процесса могут возникнуть проблемы:
- нарушение сроков согласования;
- несоответствие договорного документа документам-основаниям выбора контрагента;
- отказ контрагента работать по нашей форме в нарушение документа-обоснования выбора контрагента;
- необоснованность замечаний экспертов;
- нарушение сроков устранения замечаний;
- увольнение куратора договора.
Пятый этап — подписание
Специалист/регистратор занимается подготовкой и передачей пакета документов на подписание уполномоченным лицом, своевременно меняет статус документа и направляет подписанный договор куратору. В свою очередь, куратор подписывает документ у контрагента.
Проблемы на этом этапе:
- подписание документа до начала договорного процесса или до его завершения. В этом случае ответственность лежит на генеральном директоре, досрочно подписавшем документ;
- нарушение срока подписания документов;
- отсутствие служебной записки в случае необходимости подписания документа при не снятых замечаниях экспертов.
В своем докладе Геннадий Сахнов акцентировал внимание на том, что подписание договоров без согласования или до его завершения может повлечь негативные последствия как для общества, так и для руководителя.
Шестой этап — контроль исполнения договорного документа.
Здесь к числу людей, ответственных за эффективную работу договорного процесса, прибавляется ответственный за формирование отчета по ДЗ, а также руководитель куратора договора, контролирующий устранение нарушений обязательств, и начальник ОПЗ, ведущий претензионно-исковую работу. В случае нарушения обязательств необходимо инициировать дополнительное соглашение об изменении сроков исполнения обязательств.
Возникающие трудности:
- отсутствие контроля исполнения обязательств по договору;
- несвоевременное/ненадлежащее информирование руководителя, начальника ОПЗ;
- отсутствие работы по урегулированию неисполненных обязательств с контрагентом/руководителями структурных подразделений;
- увольнение куратора договора.
Заключительный, седьмой этап — перевод карточки договорного документа в архив.
На финальном этапе работы с карточкой за нее отвечают только куратор и специалист договорного отдела.
Проблемы при переводе карточки в архив:
- отсутствие обоснования для перевода карточки в архив;
- отсутствует оригинал договорного документа;
- наличие неисполненных обязательств по договору;
- увольнение куратора договора.
В завершении выступления были сформулированы выводы:
- Количество задач не уменьшится, необходимо своевременно выполнять нормы договорного процесса.
- В случае возникновения сложности выполнения функционала роли процесса необходимо сообщать владельцу договорного процесса.
- Договорный процесс затрагивает все сферы деятельности Группы «АГРОИНВЕСТ». Поэтому невыполнение норм, утвержденных Регламентом, влечет ответственность.
