Постепенно все больше компаний переходят на работу с ЭДО — электронным документооборотом. Эта система повышает эффективность работы, позволяет экономить ресурсы компании, в том числе человеческие. Многие контрагенты выделяют использование ЭДО как обязательное условие сотрудничества, поэтому сейчас ведется его внедрение в работу Группы «АГРОИНВЕСТ». О том, как разработанный в холдинге проект убыстряет процесс документооборота, рассказала Жанна Иванова, ведущий консультант отдела архитектуры бизнес-приложений.
Страницы истории
Впервые электронный документооборот появился в 80-х годах XX века, но единой системы тогда не существовало. Технические специалисты каждой отдельно взятой компании разрабатывали программы под нужды предприятия, благодаря чему они идеально отвечали на запросы его внутренней системы, но не подходили для использования другими компаниями.
К середине 90-х годов создание систем ЭДО стало двухэтапным, разработчик создавал универсальную основу, которую потом внедряли и дорабатывали для нужд отдельных компаний. На следующем этапе развития в фокусе внимания оказались информационные процессы, управление информацией и быстрая адаптация к потребностям организации. Уже в 2000-х годах ЭДО начало развиваться и распространяться повсеместно.
Системы электронного документооборота позволяют:
- быстро искать нужные документы;
- обеспечивать удаленную и совместную работу над документами;
- сохранять конфиденциальность информации.
Функциональные улучшения
Обмен электронными первичными документами проходит через систему «СБИС» и «Контур». В 2023 году в Группе «АГРОИНВЕСТ» началось внедрение функциональности по выгрузке электронных документов из системы SAP в системы «СБИС» и «Контур». О том, какие моменты удалось упростить, рассказала Жанна Иванова, ведущий консультант отдела архитектуры бизнес-приложений.
«На данный момент ряд контрагентов прекратил работу посредством обмена печатными первичными документами, поэтому необходимость внедрения проекта по ЭДО стояла остро, — объяснила она, — данные приходилось заполнять вручную в системе «СБИС» и «Контур», после чего они подписывались электронной подписью и отправлялись контрагенту. Ввод данных в «СБИС» и «Контур» — самый трудоемкий момент во всем процессе. Бухгалтеру необходимо вручную внести данные заголовка и позиций. Для сокращения трудозатрат разработан наш проект по ЭДО».
С помощью системы выгрузки документов из SAP бухгалтер после проводки сбытовой фактуры формирует XML-файл УПД и в дальнейшем загружает его «СБИС» и «Контур». Иными словами, работа бухгалтера значительно ускоряется — вместо того, чтобы самостоятельно вносить данные, он просто выгружает их из одной системы и подгружает в другую.
Уже настроена выгрузка электронных документов первичного учета: УПД, счет-фактур и ТОРГ-12. В первой версии функциональность была расширена на модуль «Сбыт»
и реализуемые через него материально производственные ресурсы (ТМЦ, готовая продукция и товары), так как именно на него приходится наиболее большой объем реализации. Второй приоритет — документы реализации аренды и объектов основных средств.
Этот процесс уже настроен для всех обществ Группы. Как только коммуникация с контрагентом переходит на электронный документооборот, пользователь создает заявку, чтобы специалисты службы поддержки расширили настройки и первичные документы конкретного контрагента можно было выгружать в виде XML-файла. Для внутригрупповых операций также настроена система выгрузки документов.
Переход на ЭДО — вопрос времени, законодательство уже давно работает в этом формате. На каждую операцию все равно должен быть первичный учетный документ, но процесс коммуникации и подписания переходит в электронный формат.
ЭДО экономит ресурсы компании — сокращаются расходы на бумагу, уменьшается изнашиваемость принтеров и сканеров. В то же время, с помощью разработок Группы удается экономить еще один важный ресурс — человеческий, ведь наиболее трудоемкие и энергозатратные этапы процесса проходят с минимальным участием бухгалтеров.
