Техническое развитие — это глобальный процесс. Сейчас он находит свое применение в самых разных сферах деятельности от инженерии до искусства, от медицины до сельского хозяйства. Простой человек, возможно, даже не сразу разберется с очередным новшеством из мира информационных технологий. Но именно благодаря этому быстрому движению мы можем найти самое эффективное решение той или иной задачи. В марте 2025 года сотрудники Группы «АГРОИНВЕСТ» прошли масштабное обучение по работе с новым функционалом в системе SAP. Об этом рассказали ведущий консультант отдела архитектуры бизнес-приложений Жанна Владимировна Иванова и специалист сопровождения бизнес-приложений Татьяна Владимировна Чулкова.
В работу автоматизировано-аналитической системы SAP был добавлен новый механизм, основной целью которого является контроль выполнения задач командировки. Теперь в сервисе можно создать заявку на командирование и, используя ее, распечатать служебную записку и файл расчета.
Прежде эта информация формировалась вручную при помощи программ Word или Excel. Сейчас же существует шаблон для подготовки запроса, который содержит все ключевые поля, необходимые для регистрации поездки. Это сделано для того, чтобы командируемый сотрудник мог корректно заполнить, куда он едет, с какими целями и в какие сроки, а его руководитель всегда был в курсе деталей передвижений подчиненного. Одной из сопутствующих задач введения функционала является оповещение принимающей стороны о предстоящем визите. При создании нового инструмента специалисты отдела разработок сделали акцент на обязательном информировании директора о предстоящей командировке в общество.
По возвращению сотруднику нужно снова зайти в систему SAP и проставить актуальный статус целей поездки, подтвердив их выполнение или указав причины незавершенности. Уведомление о проведенной работе после этого будет направлено руководителю и генеральному директору принимающей стороны, которые в свою очередь также подтверждают выполнение задач командировки.
Принцип действия
Итак, кратко повторим теорию прошедшего обучения:
- Командируемый работник или ответственный пользователь, создающий за него заявку, заходит в систему SAP и заполняет ключевую информацию — табельные данные, даты поездки, место назначения, а также цели, задачи и планируемые мероприятия. После командируемый должен проверить корректность внесенных данных и подтвердить заявку. Далее она будет направлена начальнику отдела или управления.
- Руководитель также заходит в систему SAP по ссылке от подчиненного или через реестр заявок на командировку, проверяет и согласует предстоящую поездку.
- Далее заявка на командировку направляется специалисту Кадрового центра, который также проверяет ее наполнение, согласует при отсутствии замечаний и передает данные о предстоящей командировке в модуль HR. В этот момент генеральному директору общества, в которое планируется визит, направляется оповещение о предстоящей поездке.
«При работе над этим функционалом мы стремились к возможности полного надзора деятельности, происходящей в командировке, со стороны руководства. Теперь мы можем сформировать объективный отчет о выполнении поставленных задач при поездках за какой-либо период», — поделилась Жанна Иванова, ведущий консультант отдела архитектуры бизнес-приложений.
Таким образом, экономится время сотрудников на внесение данных в сопутствующие документы за счет единоразового их заполнения самим командируемым специалистом. Приятным бонусом является и то, что по возвращению SAP сформирует краткий отчет о командировке, который можно будет выгрузить и при необходимости распечатать. Ранее его также составляли вручную в программах Word или Excel.
Отметим, что введенный функционал исключает не формирование бумажной версии документов, а именно ввод данных вручную. Но есть и принципиально новая опция — контроль подтверждения выполнения задач. Для большей наглядности в новый инструмент были добавлены специальные индикаторы, отображающие своевременность и полноту подтверждений всех согласующих структур. Именно такого уровня контроля и ожидала команда разработчиков Группы при создании механизма.
Познаем новинку
Первыми в Группе новому способу работы обучились генеральные директора обществ и специалисты Кадрового центра. Далее при помощи руководителей управлений и отделов сформировались списки сотрудников, заявленных на инструктаж от каждой структуры. И наконец было проведено обучение силами команды разработчиков и специалистов поддержки. В завершении всем сотрудникам Группы на электронную почту были направлены информационные оповещения с подробными инструкциями по работе с новым инструментом.
«На самом деле данный функционал очень перспективен. После обучения нам поступает много вопросов от сотрудников Группы. Все интересуются деталями и стараются понять новый инструмент, что очень приятно для нас», — рассказала Татьяна Чулкова, специалист сопровождения бизнес-приложений, проводившая обучение для сотрудников «АГРОИНВЕСТ».
