Прогрессивные технологии продолжают затрагивать все новые области деятельности в Группе «АГРОИНВЕСТ». Дирекция по развитию и эксплуатации цифровых бизнесрешений вдохнула искру цифровой жизни еще в один процесс — в систему отслеживания и учета горючего на предприятиях компании. О ее сути и первых этапах проекта рассказывает Виталий Данилин, архитектор систем управления ресурсами отдела технической архитектуры и интеграции.
Заправка полевой техники
Водители автотопливозаправщиков (АТЗ) — незаменимые люди в сельскохозяйственной компании, обеспечивающие топливом технику для полевых работ. В трудовых буднях их всегда сопровождают лимитно-заборные карты, по которым специалисты закрывают путевые учетные листы механизаторов и списывают горючее, потраченное во время смены работника. После каждой заправки автомобиля водитель АТЗ заполняет бланк: вносит данные кого, когда и на какое количество топлива он заправил, расписывается и получает подпись грузополучателя.
Виталий Данилин поясняет, что за смену водитель закрывает множество заявок. Иногда проходит день или два, пока бумажные документы дойдут до специалиста отдела складского хозяйства, который отвечает за ГСМ. В связи с этим в дирекцию по развитию и эксплуатации цифровых бизнес-решений от коллег поступил запрос на автоматизацию этого процесса. Разработчики постарались учесть все пожелания по новому программному продукту и, по сути, превратили бумажную лимитно-заборную карту в электронную.
Перевод в цифру
Мобильное приложение для водителей АТЗ было сделано в рамках МАРМ механизатора, рассказывает специалист. Перед сменой работник его открывает и видит выписанный на него путевой лист на топливозаправщик. Первым делом он сверяет показания счетчика, размещенного на автоцистерне, с числом в учетной системе на конец предыдущей смены. Если данные по литражу не поменялись, он подтверждает количество топлива и переходит к следующему шагу. А если по какой-то причине изменились, например, был перелив между секциями, — вручную меняет число на актуальное и прикладывает фотографию счетчика в подтверждение.
Далее, нажатием кнопки «начать», водитель запускает электронное задание на смену. С этого момента цифровая система сопровождает движение горючего на этапах заправки полевой техники. Таким образом формируется запись заправки. Когда водитель бензовоза ее сохраняет в приложении, она автоматически регистрируется в SAP. Полученные данные становятся доступны диспетчерам, ответственным за учет топлива. Теперь при закрытии путевого учетного листа механизатора по объему выполненных работ можно списывать и топливо. Таким образом, наличие электронной лимитно-заборной карты позволяет оперативно отражать выполнение полевых работ. Специалисты получают всю информацию сразу в системе и уже не тратят время на перенос данных вручную с бумажных носителей, как было прежде.
Виды электронной подписи
Физическую подпись механизатора на бумажном носителе заменили на ее аналог — электронную. Сейчас она выполняется в нескольких вариантах. Во-первых, по пропуску со специальным модулем NFC, который распознает владельца — работника компании. Через эти данные система выходит на путевой учетный лист и подтягивает информацию по наряд-заданию.
Второй вариант — это подпись через считывание QR-кода. Ее применяют работники с пропуском без модуля NFC. Этот графический символ размещен на бумажном путевом листе, а также в приложении МАРМ Механизатора. Соответственно, чтобы оставить электронную подпись, специалист наводит камеру на штрих-код, по которому распознаются все данные из документа — организация, ФИО работника, марка автомобиля и другое. Они и вносятся в подпись.
Самый редкий вариант подписи — через поиск по справочнику в приложении. Он применяется в случае, если пропуск без модуля NFC и путевого листа нет под рукой.
Виталий Павлович отмечает, что в электронном документе может расписаться и сотрудник ОВК, присутствующий в поле в момент заправки техники. Мобильное приложение способно подтянуть его подпись по пропуску или по выбору из справочника.
Работа над ошибками
Сейчас идет обкатка процесса эксплуатации цифровой лимитно-заборной карты на предприятиях «Долгоруково-АгроИнвест» и «Елань-АгроИнвест».
Специалисты дополняют интерфейс согласно замечаниям первых пользователей. Например, недавно возникла техническая ошибка из-за несоблюдения сроков выписки путевых листов для механизаторов. Традиционно их подготавливают накануне работ, но из-за внешних обстоятельств, например, погодных условий, задания на смену иногда отменяются или в последний момент появляются новые. Раньше, когда первичные документы выписывали день в день или после начала смены водителя АТЗ, в мобильном устройстве работника информация в подписи отсутствовала.
«Чтобы решить эту проблему, мы создали электронную подпись по QR-коду. Теперь в случае, когда учетный лист все-таки выписывается и выдается механизатору, у специалиста есть возможность отсканировать QR-код с бумажного носителя или приложения МАРМ Механизатора, чтобы сформировать и и записать заправку. И уже в момент передачи данных система электронного учета подтягивает информацию о том, кто грузоотправитель, грузополучатель, какая техника была заправлена и насколько литров», — рассказывает Виталий Данилин.
Команда продолжает тестировать и развивать инструмент, чтобы автоматизировать большее количество технологических операций. Возможно, в будущем приложение будет обновляться новыми релизами в соответствии с пожеланиями коллег, но на данный момент уже выполнена базовая функциональность.
«Сейчас, согласно отчету, большинство работников компании применяют подпись по QR-коду, — рассказывает Виталий Павлович, — это значит, что достоверность заправки близка к 100%, поскольку специалисты имеют на руках только свои путевые листы, документы другого человека им взять негде».
Преимущества электронной лимитно-заборной карты:
- Данные оперативно собираются в полевых условиях и автоматически загружаются в учетную систему. Цифровой носитель значительно сокращает время на передачу бланка ответственному лицу.
- Инструмент позволяет исключить человеческий фактор в заполнении бумажного документа и дальнейшего переноса информации в систему. Нет опечаток, искаженных данных, ошибок в ФИО сотрудников.
- Цифровой носитель содержит достоверную информацию.
- В системе SAP лимитно-заборная карта может быть интегрирована с данными из других приложений.
Виталий Данилин отмечает, что система «Автограф», которая в автоматическом или полуавтоматическом режиме собирает данные по заправке, также их аккумулирует в базе. Поэтому в интерфейсе SAP диспетчеры видят информацию из двух приложений: лимитно-заборной карты и «Автографа». Таким образом они могут сопоставить эти показатели. В идеале они должны совпадать, допускается погрешность по расходу топлива до 1%. К тому же система подает сигналы при наличии серьезных отклонений. А это уже повод задать вопросы специалистам, чтобы выяснить, откуда взялся перерасход, и запросить подтверждающие документы.
Что в планах?
Сейчас электронная лимитно-заборная карта — новый процесс для учета горючего в компании. Активно приложение начали использовать только с мая-июня 2024 года и сначала опробовали среди работников нескольких предприятий, чтобы собрать замечания, пожелания и добавить новые функции. Но в планах, после того как этот процесс будет обкатан, вступить в активную фазу, постепенно подключить все дочерние общества и полностью уйти от бумажной лимитно-заборной карты.
Специалисты отдела технической архитектуры и интеграции собирают обратную связь и отмечают, что есть разные мнения. Людям старшего поколения пока что трудно взаимодействовать с мобильным устройством, молодежь, напротив, позитивно относится к нововведению. Однако все отмечают, что даже несмотря на отсутствие интернет-связи в полях, у них есть возможность работать оффлайн: вносить данные, загружать фото, ставить электронную подпись. То есть данные хранятся локально на мобильном устройстве и в момент появления интернет-связи моментально отправляются в учетную систему SAP. Новая электронная лимитно-заборная карта оцифровала работу всех задействованных лиц и полностью автоматизировала учет.
